Handen på hjärtat, hur schemalägger du din personal?

Clarence Willard vet vad han pratar om. Planday drog igång redan 2004 och är i dag en av Europas ledande tjänster för personalhantering och schemaläggning. Drygt 250 000 personer använder deras verktyg regelbundet. Norden är deras huvudmarknad, men användarna finns i totalt 55 länder världen över.

Så vad ska man egentligen kunna kräva av ett modernt verktyg för schemaläggning? Vi bad Clarence lista fem punkter.

1. Du ska spara pengar på det
I ett riktigt bra verktyg ska du redan när du planerar och schemalägger kunna se din personalkostnad. Har det dessutom stämpelklocka inbyggt så kan systemet snabbt jämföra den arbetade tiden mot den schemalagda tiden och säkerställa att du bara betalar det du faktiskt skall i lönekostnad. Sitter du med ett Excel-ark eller andra föråldrade system och gör detta manuellt i dag, då vet du vilken tid det tar.
– Det här gör att du kan planera exakt och få en väldigt bra kontroll på kostnaderna redan när du lägger schemat. Man slipper överraskningar och får en bättre kontroll på lönsamheten. Om du inte har rätt data när du lägger schemat är det lätt hänt att du bommar med kanske fem procent. Det kan vara hela din marginal, säger Clarence Willard.

2. Verktyget ska förbättra internkommunikationen
Moderna schemaläggningsverktyg innehåller mer än bara ett schema. För när schemat flyttar in i en app i mobilen finns helt plötsligt möjligheten att skicka aviseringar som push-notiser, lägga upp viktig information och snabbt kunna skicka meddelanden till medarbetare.
– Vi har också en kvittensfunktion. När man skickar ut viktig information kan man enkelt säkerställa att alla har tagit del av den.

3. Det ska spara tid
Clarence Willard berättar att de som går från en helt manuell hantering till Plandays verktyg i snitt sparar fem procent i rena personalkostnader. Besparingen i administrationstid ligger på hela 75 procent.
– En del av tidsbesparingen består i att personalen själva sköter en del av administrationen. De kan exempelvis själva driva saker som byten av arbetspass. Arbetsledaren behöver bara godkänna de föreslagna förändringarna i schemat.

4. En mer involverad personal
Med en app i den egna telefonen får inte personalen bara en möjlighet att hantera sitt schema enkelt. Om appen har andra mervärden, såsom en smidig kommunikation med chefer och kollegor, gör det personalen mer involverad i verksamheten.
– Därför är det så otroligt viktigt för oss som leverantör att lägga mycket fokus på användarvänligheten, säger Clarence Willard.

5. Ständigt pågående utveckling
För att få det där engagemanget från personalen krävs också att verktyget är lika välutvecklat som andra digitala tjänster vi hanterar dagligen.
– Idag har man ju allt på mobilen, så för oss är det självklart att du också skall ha jobbet på mobilen. Och appen ska ju finnas där på hemskärmen tillsammans med t.ex. Facebook, Instagram och Snapchat. Därför måste det vara snyggt, modernt och innehålla de funktioner en bra digital tjänst förväntas innehålla idag.
– Samtidigt dyker det upp omständigheter som gör att man konstant måste utvecklas. Vi arbetade t.ex. stenhårt under ett år för att vara redo när GDPR trädde i kraft tidigare i år. Våra kunders säkerhet och hantering av personlig data är vår högsta prioritet. Genom att välja Planday säkerställer du att hanteringen av er personaldata uppfyller alla kraven i GDPR.

Läs mer på Plandays hemsida