Hybridmöten nyckel till framtidens konferenser

PM & Vänner i Växjö var bara ett av många konferenshotell som i mars 2020 drabbades hårt av coronapandemin och restriktionerna som följde. Snart infann sig en vilja att blicka framåt. Vad kunde de göra åt den nya situationen och vad skulle den leda till?

I samarbete med affärskonsulten Peter Malm, som har lång erfarenhet av att utveckla affärsprojekt, bestämde sig delägaren Per Bengtsson och hotellchefen Sanna Johansson för att ansöka om utlysta projektpengar hos Vinnova för att skaffa sig mer kunskap i frågan.

Med uppbackning från Visita har de sedan dess drivit ett projekt med syftet att kartlägga hur framtidens konferenser kommer att se ut när livet återgår till det normala.

– Vi kunde ju inte sitta och gissa utan bestämde oss för att vi behövde en mängd olika input från företag, säger Sanna Johansson, som varit projektledare.

Förutom att involvera kunder i intervjustudier har de lockat med sig flera företag i ett djupare samarbete, som mynnat ut i diskussioner och analyser kring framtidens behov av affärsmöten i hotellmiljö. Företagen representerar olika sidor av näringskedjan, från beställande företag till konferensanläggningar och bokningsbolag.

– Vi ville ha en bra bredd med aktörer inom olika industrigrenar, och som kommit olika långt i digitaliseringen, säger Per Bengtsson.

Just hur digitaliseringen kan påverka framtidens konferenser var en fråga som uppkom tidigt med tanke på hur digitala möten blivit det nya normala under pandemin. Kommer företagsledare och medarbetare att vilja fortsätta mötas via datorskärmar, inte minst för att det sparar både tid och pengar?

– Det som kommer att krävas mer av oss i branschen är att erbjuda professionella hybridmöten och olika kombinationer av det. Vissa vill helt och hållet ha fysiska möten, andra nästan helt digitala. Den stora utmaningen är hur vi kan fortsätta att tjäna pengar på våra verksamheter, säger Per Bengtsson.

De nya förutsättningarna kommer att kräva mer flexibla arrangemang, men också investeringar i utbildning och teknik. Projektledarnas råd är dock inte att redan dra på sig kostnader för inköp av teknisk utrustning, utan hellre börja med att skapa ett nätverk med andra som kan hjälpa till med lösningarna som saknas.

– Man kan vara säker på en teknisk utveckling, men allt kommer inte på en gång, säger Sanna Johansson som tror att konferenser i VR-miljö kan bli framtidens modell.

Ett av de företag som deltagit i projektet är Hotell Tylösand, vars 230 hotellrum och 32 konferenslokaler – varav den största rymmer 700 personer – numera saknar sina affärsgäster.

– Vi tror att man kommer att vara mer försiktiga med att flyga in dyra gästföreläsare, utan det gäller att ha rätt teknik för att kunna arrangera det digitalt istället, säger Peter Högardh, försäljningschef på Hotell Tylösand.

Han är dock övertygad om att det fysiska mötet fortfarande kommer att vara förstavalet för de flesta företag. Något som går helt i linje med vad Vinnovaprojektet kommit fram till.

– Man känner verkligen att det finns ett behov av det fysiska mötet. Folk vill ju komma ut, prata, se ansiktsuttrycken, utbyta erfarenheter och nätverka. Det kan man inte göra fullt ut digitalt, säger Peter Högardh.