Så blir framtidens konferenser

Det var på natten som idén kom till Per Bengtsson. Eftersom den ordinarie personalen var per­mitterad hade han själv, som del­ ägare i gastrohotellet och restau­rangen PM & Vänner i Växjö, fått rycka in som nattportier. Nu fick han tid att fundera över vad som skulle hända med hans verksamhet där konferenserna spelar en avgörande roll.

Tidigare samma månad, närmare bestämt den 10 mars 2020, hade PM & Vänner gått upp i stabslä­ge. Nu följde personalen en färdig krishanterings­ manual där ägarna utgick från det värsta tänkbara scenariot, som vid rån eller salmonellautbrott.

– Vi insåg snabbt att det här kommer att bli lång­varigt, berättar Per Bengtsson.

Det gällde bara att inte gräva ner sig i det dystra nuet utan försöka tänka framåt. Vad kunde de göra för att vara proaktiva när alla konferensgäster just ställt in, och vad skulle den nya situationen leda till i framtiden?

Kartlägga framtidens konferenser

Han delade sina nattliga funderingar med Peter Malm, affärskonsult med bas i Småland, som har lång erfarenhet av att utveckla affärsprojekt. Tillsammans med hotellchefen Sanna Johansson ansökte de snart om utlysta projektpengar hos Vinnova, med målet att kartlägga hur framtidens konferenser kommer att se ut när livet återgår till det normala.

– Vi kunde ju inte sitta och gissa utan bestämde oss för att vi behövde en mängd olika input från före­ tag, säger Sanna Johansson som varit projektledare.

Företagen representerar olika sidor av näringskedjan, från beställande företag till bokningsbolag. Men fokus var förstås på själva konferensanläggningarna. Hotel Tylösand, en av deltagarna, beskri­ver en verklighet som innebär att 230 hotellrum och 32 möteslokaler för tillfället står helt tomma, varav den största lokalen erbjuder 700 platser.

– Vi blöder ju, men lever ändå på hoppet. Vi har företag som flyttat fram sina möten tre gånger för att man inte vill avboka, utan omboka. Vi har en kund som fick ställa in för första gången efter att ha haft årliga konferenser hos oss i 60 år. Alla längtar de ef­ter att få träffas igen, säger Elisabeth Haglund, vd för Hotel Tylösand.

Företag vill fortsätta träffas

Intervjuer med inblandade företag och deras kunder talade sitt tydliga språk: de vill fortsätta ha möjligheten att träffas under fysiska former, gärna i kombination med aktiviteter och samvaro på spa eller naturupplevelser. Men går det verkligen att bortse från att det skapats nya vanor under pande­min? Där företagen själva anordnar digitala möten och dessutom sparar både tid och pengar på att und­ vika dyra konferenser med resor och övernattning­ar?

– Vi tror att man kommer att vara mer försikti­ga med att flyga in dyra gästföreläsare, så det gäller att ha rätt teknik för att kunna arrangera det digi­talt i stället, säger Peter Högardh, försäljningschef på Hotel Tylösand.

Även om många företag fått smak på digitala lös­ningar är Peter Högardh övertygad om att det fysis­ka mötet fortfarande kommer att vara efterfrågat. Något som går helt i linje med vad Vinnovaprojektet kommit fram till.

Trendrapport

Samma framtidsspaning gör Svenska Mö­ten, som hjälper företag och organisationer att arrangera möten på ett 130­-tal konferensanläggningar runt om i Sverige. I en trendrapport som Svenska Möten nyligen gjorde framgår det att bara 4 procent föredrar helt digitala möten efter pandemin. I under­ sökningen svarade 14 procent att de föredrar fysiska möten, medan 82 procent uppgav att det är sannolikt att deras fysiska möten på extern anläggning kommer att bli mer digitaliserade när pandemin är över. 81 procent menade att formerna beror på mötets syfte.

– Inför alla möten kommer vi att ställas inför ett val. Vad är syftet med mötet? Ska vi bygga relatio­ner, vara kreativa eller skapa upplevelser tillsam­mans, så behöver vi ses fysiskt. Men om vi bara ska avrapportera eller dela information inom gruppen kan vi göra det digitalt. Hybridvarianterna kommer att bli ett alternativ för dem som vill undvika resan­de. Eller om någon av något annat skäl inte kan del­ ta på plats, så kan de kanske ändå vara med på en del av mötena, säger Bibi Rydbacken, marknads­- och kommunikationschef på Svenska Möten.

Utbildningar planeras

Hon ser flera tendenser till att mötesarrangörer kommer att möta andra behov i framtiden. Vad händer till exempel när många företag minskar sina kontorsytor för att låta medarbetarna jobba hem­ ifrån i stället? Kommer det i förlängningen att inne­bära fler bokningar hos externa mötesanläggningar än i dag, kanske abonnemang på konferenslokaler?

Och vad kommer dagens konferensvärdar att ha för uppgifter? Inom Vinnovaprojektet ser deltagar­na framför sig värdar som fungerar som program­ledare i tv, där de styr samtal som pågår både på plats och via videolänk. Det är en situation som re­ dan förekommer, och som kräver en ny typ av kom­petens. Sådana utbildningar planeras redan på flera håll, exempelvis hos Visitaakademin.

När Per Bengtsson ser tillbaka på året som gått påminner han sig om hur viktigt det är att ligga ste­get före för att kunna erbjuda kunderna det de för­ väntar sig – och ännu mer än så.

– Det här påminner mig om paradigmskiftet när matlagningsintresset och vinkännandet slog igenom på riktigt på nittiotalet, och restaurangerna inte kun­de hålla jämna steg med kunderna. Det pågår sam­ma typ av skifte här, när våra kunder har en enorm digital kompetens. Vi måste skapa något riktigt bra i mötesformat, för många kunder är redan där, säger Per Bengtsson.

VR blir verklighet

Så hur ska branschen då utvecklas? Något som projektledarna är överens om är att virtual reality kommer att bli verklighet på många möten. Ett ex­periment de gjort är att skanna in fysiska miljöer från sina konferenshotell i en digital miljö. Det är bara att sätta på sig VR-­glasögonen och gå på kon­ferens, som på riktigt.

– Man kan till och med gå runt och träffas vid kaffeautomaterna om man vill det. Kunderna är inte riktigt där ännu, men det kommer, säger Sanna Johansson.

De nya förutsättningarna kommer att kräva mer flexibla arrangemang, men också investeringar i ut­bildning och teknik. Projektledarnas råd är dock inte att dra på sig kostnader för inköp av teknisk utrustning, utan hellre börja med att skapa ett nät­verk med andra som kan hjälpa till med lösningarna som saknas. För ekonomin är en avgörande faktor.

– Den stora utmaningen är hur vi kan fortsätta att tjäna pengar på våra verksamheter. Hur det ska gå till – det får framtiden utvisa, säger Per Bengtsson.