Tre trender på din nästa konferens

Möte – igen?! Möten, fysiska, på kontoret, på konferensanläggning eller digitala tar stora delar av våra arbetsdagar i anspråk. Vi är många som frågar oss hur ofta, hur länge och på vilka sätt vi egentligen möts bäst.

Michael Schüller, vd på Svenska Möten, påpekar att “det nya normala” nu håller på att formas, efter några turbulenta år med stora extremer, både under och efter pandemin.

– Våra kunder har till exempel börjat prata om hybridmötets baksida. Man satsar hellre på helt digitala eller helt fysiska möten där alla är med på samma villkor. Det går förstås att ha digitala inslag, som att den globala chefen kanske är med de första femton minuterna under ett möte. Men det är svårt att ha ett kvalitativt möte i hybridform där man ska arbeta tillsammans. Och just kvalitet framför kvantitet är något som Svenska Möten ser som en tydlig trend inom möten.

En annan sak som definierar det nya normala handlar om inkludering.

– Tidigare var det kanske den extroverte manlige mellanchefens villkor som gällde. Nu förstår vi bättre att det finns olikheter i grupper, som man måste ta hänsyn till. Neurologisk trygghet är en sådan faktor, 20 procent av mötesdeltagarna kan ha någon neurologisk känslighet. Då måste vi kunna anpassa aktiviteterna därefter, säger Michael Schüller.

Tre spaningar från Svenska Mötens trendrapport

1. Vi söker efter ett mer kvalitativt sätt att mötas

Det finns många undersökningar som visar att vi är trötta på att sitta i möten utan agenda och syften. Efter pandemin söker vi efter sätt att mötas bättre, inte oftare, både internt och externt. Fokus ökar på att stärka relationerna mellan individer, vilket ses som en nödvändig grund för att bygga framgångsrika team och en stark företagskultur.

– Vi ser ett ökat fokus på att lägga mer resurser på möten, där syftet är genomtänkt för att engagera medarbetarna och skapa en gemensam storytelling, säger Michael Schüller.

2. Högre krav på hållbarhetsrapportering

Det räcker inte längre att boka in sig på en Svanen-märkt anläggning. I takt med att rapporteringskraven kring hållbarhet från EU (CSRD) har ökat behöver man redovisa mer noggrant.

– Stora företag behöver ha kontroll över sina klimatavtryck och rapportera mer statistik. Vi erbjuder skräddarsydd hjälp för att inte bara beräkna utan även rapportera det klimatavtryck som genereras av möten, konferenser och event. Enskilda event kan även klimatkompenseras och hållbarhetscertifieras säger Michael Schüller.

3. Säkra mötesplatser och trygga IT-system

På senare tid har Svenska Möten sett en markant ökning av säkerhetsrelaterade frågor vid mötesupphandlingar. Större organisationer och offentlig sektor är särskilt angelägna om att deras möten hålls i en säker miljö. Datasäkerhet, som inkluderar säkra IT-system och datalagring ligger högt på agendan.

– Det handlar om att oron i omvärlden och i vårt eget land har ökat. Man vill att konferensen ska vara trygg och säker, både vad det gäller den fysiska miljön och det som mer handlar om datasäkerhet. Om man tidigare frågade efter gratis wifi så frågar man nu efter säkert wifi. Här finns det verkligen potential för den som vill ta en position i frågan.