Fem trender inom konferens och möten inför 2025

På Färna Herrgård & Spa i Skinnskatteberg, som ligger djupt inne i Bergslagens skogar, har man under 2024 känt av lågkonjunkturen inom konferensdelen.

– Vi har precis som alla våra medkonkurrenter kämpat med att klura ut hur vi ska locka fler företag att konferera. Många företag har ju besparingskrav på sig så tyvärr blir konferenserna lidande. Som tur är har vi många privatgäster som kommer hit för våra matupplevelser, vi är kända för vår restaurang. Men vi har också ett spa, så vi har ytterligare ben att stå på, säger Sofia Granlund, försäljnings- och marknadschef på Färna Herrgård.

Under 2024 var andelen privata gäster 65 % och inför nästa år hoppas de att konferensgästerna står för minst 50 %.

– Jag tror att mot slutet av 2025 så kommer det att vända, vi behöver det personliga mötet, vi behöver skratta och uppleva tillsammans, säger Sofia Granlund.

Här listar Sofia några av de trender hon tror kommer att prägla möten och konferenser under 2025:

Hållbara konferenser

– Hållbarhet har verkligen gått från att vara en bonus till att vara absolut nödvändigt. Vi försöker hänga med och utbilda oss och försöker också lyfta fram vårt hållbarhetsarbete. Hos oss syns det tydligt i vårt restaurangkök där vi arbetar med lokala bönder och nära råvaror. Har man inte en tydlig hållbarhetspolicy kan man definitivt förlora offerter och det är numera skall-krav i upphandlingar. Men vi tycker att vårt hållbarhetsarbete också är roligt!

Naturliga upplevelser på konferenser

– Många av våra gäster frågar om vi har promenadstråk i närheten och de efterfrågar att kunna sitta ute i skogen och fika över öppen eld. Det där tror jag hör samman med att naturen kan bidra till vårt välmående. Har man suttit inne hela dagen och konfererat är det otroligt skönt att komma ut i friska luften.

– Jag tror att vi kommer att få se ännu mer av att man plockar in naturen i våra möten. Man tar kanske en walk & talk utomhus i stället för att sitta inne. Vi ligger ju mitt i skogen så här kan man verkligen skogsbada, utnyttja våra vackra vandringsleder och bada i sjöarna i närheten. Vi kan bli ännu bättre på att tänka utanför boxen och få in naturen mer i våra erbjudanden.

Lek och gemensamma aktiviteter

– Efterfrågan på olika spel och lekar har ökat, till exempel frågar gäster om vi har boule eller pingisbord. Den där typen av lek som alla kan vara med på är bra att erbjuda när gästerna minglar innan middagen. Det är kul och man synkar sig.

– Gruppaktiviteter utomhus har också kommit tillbaka. Vi samarbetar till exempel med en guide inom buschcraft, där gästerna får lära sig om överlevnad, tälja med kniv och göra upp eld tillsammans. Det är nyttig kunskap samtidigt som det är väldigt roligt.

Digitala och hybridmöten

– Sen pandemin har de digitala mötena kommit för att stanna. Många av våra kunder är stora företag som har medarbetare över hela världen. Alla kan inte komma hit till Färna, så har man inte teknik för att möjliggöra digitala möten kan det bli svårt att ta emot större internationella företag.

– Att ha tekniken på plats ger också mer flexibilitet åt kunden. Det är en viktig del för framtiden, att kunna erbjuda unika och flexibla lösningar för olika grupper. Att vi kan skräddarsy efter deras behov.

AI – en kommande trend inom konferens och möten

–  Vi använder AI i dag internt, men har inte utvecklat oss än så mycket. Men jag gissar att vi i branschen kommer att få se intelligenta lösningar som kan förenkla boknings- och planeringsprocesser. Det hade varit bra.

– Det är ju också möjligt att analysverktyg baserade på AI kan ge oss djupare insikter om deltagarnas preferenser. På så sätt kan vi ju förbättra oss för att möta alla önskemål. Om vi också kan använda AI för att optimera hur vi planerar våra resurser och logistik till exempel hade det också varit bra. Det är svårt att säga exakt hur vi kommer att använda AI i framtiden men att vi kommer att implementera det i vår verksamhet är givet.