Stor ”ta igen-effekt” i mötesbranschen

Det är en bransch som i trendrapporter och förutsägelser nästan blivit uträknad, men som efter två förlorade år nu drar en lättnadens suck. För även om mötes- och konferensbranschen genomgår en oundviklig strukturomvandling där de digitala mötena har hittat en naturlig plats i erbjudandet, så är suget efter att ses fysiskt enormt.

–Vår bokningskalender är till bristningsgränsen full 2022, trycket på att arrangera konferenser och evenemang i närtid är oerhört stort. Vi mäter i förfrågningar och offerter och vi har redan passerat nivån vi hade innan pandemin, säger Benny Karlsson, försäljnings- och marknadsdirektör Svenska Mässan Gothia Towers.

Längtan efter gemenskap

Bokningsläget är delvis en effekt av de många möten och konferenser som under 2020/2021 ställts in och skjutits på framtiden, men också av lusten till gemenskap och relationer.

–Vi längtar efter de mellanmänskliga stunderna mellan programpunkterna som du aldrig får i den digitala världen. Man vill träffas för god mat, härlig fika, lite bubbel, att kunna gå fram till någon som ser intressant ut och få oväntade inputs, säger Benny Karlsson.

Under pandemin tog många anläggningar stora kliv framåt i sitt digitala erbjudande, något som idag är ett självklart komplement snarare än att det skulle påverka efterfrågan på fysiska möten, menar Benny Karlsson.

–Det var 2021 alla fokuserade på digitala möten för man hade inget val – nu vill man träffas. Men vi har utvecklat vårt helhetserbjudande genom att investera i teknik och kompetens för digitala och hybrida möten, tillsatt content planners, redaktörer och innehållsspecialister så att det ska kunna leva både före och efter det fysiska mötet.

Digitala möten blir syftesdrivna

Jannis Norén Karras, försäljnings- och affärsutvecklingschef på Svenska Möten som ägs av 135 anläggningar, ser att branschen genomgår en strukturomvandling där digitala möten blir mer syftesdrivna.

–Det digitala mötet har fått en naturlig plats i våra liv, och avrapporteringar och informationsspridning kommer att fortsätta att ske i digitala forum där man kan spara in på tid och onödiga resor. Och att kunna koppla upp deltagare digitalt till en fysisk konferens är idag en hygienfaktor och kan erbjuda en nästan obegränsad räckvidd, säger Jannis Norén Karras.

Även Svenska Mötens medlemmar upplever trånga bokningskalendrar. Första kvartalet ekade tomt tack vare de tillfälliga restriktionerna som låg fast till i början av februari, ett scenario som redan känns bortglömt.

–Vi ser en väldigt hög efterfrågan på fysiska möten. Den senaste månaden har nivån varit högre än innan pandemin både på logimöten och dagkonferenser.

Teknisk ta igen-effekt

Jannis Norén Karras säger att det man ser delvis kan röra sig om en teknisk ta igen-effekt, och funderar samtidigt på vad som blir det nya normala när den effekten har lagt sig.

–Pandemins isolering har påmint oss om hur viktigt det är med relationer och mänsklig kontakt, det är den typen av förfrågningar som kommer in. Så det är mycket möjligt att även normalnivån på bokningar ökar.

Både Jannis Norén Karras och Benny Karlsson ser att företag investerar stora summor i aktiviteter för att stärka gruppen och teamet. En annan trend är att företagen är villiga att investera mer per konferensdeltagare än tidigare.

–Lågt förädlade möten kan man göra digitalt. Förväntan har ökat på det fysiska mötet, satsar man tid och pengar på att delta, ska det vara bra. Du måste skapa interaktion, överraskningar och få med hållbarhetsaspekten, därför ökar också behovet av mötesdesign, säger Benny Karlsson.

Rekord trots svag inledning på året

Även Hooks Herrgård utanför Jönköping ligger bokningsläget i paritet med innan Covid 19 bröt ut. Enligt vd Hans Edberg är det rekord trots svag inledning på året. Bokningarna består ännu främst av mindre grupper där många gärna vill sitta luftigt.

Liksom tidigare röster ovan upplever Hans att många fokuserar på team building-aktiviteter efter den långa perioden av hemarbete. I övrigt har efterfrågan inte förändrats särskilt sett till vad kunderna vill ha.

–Det är fortfarande helheten som räknas. Man vill förena nytta med nöje, bra möten men också kunna nyttja aktiviteter som spa, golf och padel i kombination med högklassig mat, säger Hans Edberg.

Brist på personal i hela branschen

Den stora utmaningen liksom för övriga besöksnäringen är att bemanna upp för den ökade efterfrågan. Det är brist på personal i hela branschen och här gäller det att locka till sig duktiga medarbetare genom att visa på att man är en trygg och ansvarsfull arbetsgivare. På Hooks Herrgård har man sedan några år tillbaka en HR-ansvarig som jobbar med dessa frågor.

–Hur vi ska bli en attraktiv arbetsgivare är en stående punkt på våra styrelsemöten. Vi måste jobba med att rekrytera människor som brinner för service och det personliga mötet, vi har fina förmåner för våra anställda, och försöker vi få till roliga personalaktiviteter varje år. Det viktigaste är dock att vår personal känner att vi som arbetsgivare är schysst, har rätt värderingar och att det är kul att gå till jobbet varje dag.

Återhämtar ni er 2022? 

–Ja det känns verkligen så om bara världsläget kan bli lugnt och stabilt igen. Mars och april ser bättre ut än vanligt och därefter ser det fantastiskt bra ut och vi kommer ha flera månader som kommer vara all time high i både antalet gäster och omsättning, säger Hans Edberg.

Benny Karlsson Svenska Mässan Gothia Towers:

–Nej, eftersom vi tappade när hela första kvartalet ställdes in. Vi skulle haft My Dog, en båtmässa och Eurohorse, så det blir noll. Men resten av året ser bra ut, förutsatt att världsläget inte förvärras.

Jannis Norén Karras:

–Återhämtningen är redan här, men den stora frågan är som sagt om det är en ta igen-effekt och om det kommer en normalisering 2023 eller om den här höga efterfrågan håller i sig.