Strukturomvandling att vänta i mötesindustrin

Många företag i mötesindustrin tog sig igenom sommaren tack vare att de lyckades ställa om mot privatmarknaden och de många svenskar som valde att semestra hemma. Men med Folkhälsomyndighetens uppmaning till fortsatt distansarbete, regeringens besked om fortsatta restriktioner, och ökad oro för smittspridning är höst- och vinterprognoserna nattsvarta.

Så sent som i juni låg många bokningar kvar inför hösten på svenska mötes- och konferensanläggningar. De få som bokades på präglades av ett stort mått av osäkerhet. Då var allt avhängt av myndigheternas kommande rekommendationer.

Långvarigare än vad man trott

Läget är fortfarande osäkert, men en sak har tydligt utkristalliserats för Sylvia Nylin, vd för Svenska Möten som förmedlar möten och konferenser till 140 anläggningar runt om i landet: Detta kommer att bli långvarigare än vad man först hade trott.

– Vi får signaler från våra kunder att de stora internationella företagen som utgör en lejonpart av vår kundgrupp, har gått ut med riktlinjer om fortsatt distansarbete i vissa fall ända fram till sommaren 2021. I kombination med den osäkerhet som råder där länder som Norge och Finland fortfarande öppnar och stänger gränserna, har insikten sjunkit in i mig att detta kommer att pågå länge, säger Sylvia Nylin till Besöksliv.

Enorma intäktsbortfall

I förra veckan meddelade regeringen att restriktioner som 50-regeln ligger kvar, en stor besvikelse för hela besöksnäringen som hoppats på lättnader. Enorma intäktsbortfall väntar för hela konferensbranschen, menar Sylvia Nylin.

De som verkar ha klarat sig bäst och sannolikt kommer att fortsatt göra så är de anläggningar som ligger utanför storstäderna, bedömer hon. För dagskonferenser i citylägen är det mer eller mindre dött (med undantag för möten i mindre grupper), då kunderna vill ha tillgång till utomhusmöjligheter.

I sommar har både boenden, restauranger och mötesanläggningar – inte minst på semesterorter och i naturnära områden, – visat på högre beläggning än vad många hade väntat sig under juli. Sylvia Nylin tror att det är skillnad på privatpersoners och företags/arbetsgivares inställning till distansering och hemarbete.

– Folkhälsomyndigheten rekommenderar fortsatt distansarbete under hösten. Och trots att folk har varit ute och umgåtts socialt hela sommaren blir rekommendationerna normgivande, viket spiller över på mötesindustrin. Även att 50-regeln ligger kvar, vilket enbart gäller för offentliga och allmänna sammankomster, blir också normgivande och företagen avstår, trots att det inte är förbjudet att ha konferenser.

Även om det skulle kännas okej för de anställda så vill inte arbetsgivarna ta några risker, menar Sylvia Nylin.

– En arbetsgivares främsta angelägenhet är att ta hand om sina anställda, och ingen arbetsgivare vill vara ansvarig för att ha ordnat en corona-konferens. Bland internationella företag är konferenser fortfarande förbjudna.

Först i konjunkturcykeln

Som om det inte vore nog med utmaningar för den bransch som skapar 175 000 arbetstillfällen och omsätter 337 miljarder kronor, men pandemins ekonomiska konsekvenser för mängder av företag gör också att de avstår att investera i fysiska konferenser.

– Mötesbranschen ligger först i konjunkturcykeln tillsammans med resor och utbildning, så det blir så klart en dubbel effekt för oss.

Så hur ser hon på hösten för medlemmarnas och mötesbranschens räkning, finns det något ljus i tunneln? Ja, bland annat ser hon möjligheter för små och medelstora möten som är anpassade till social distansering, och inte minst för nya digitala produkter som möjliggör en annan typ av konferenser. Men kanske hyser Sylvia Nylin ändå mest hopp till vårt behov av fysiskt umgänge – både socialt och professionellt. Och att företagen kommer att inse att fysiska möten behövs.

– Distansarbete gör det svårare att hålla upp motivation och engagemang hos medarbetarna, och innan har de flesta varit inställda på att det blir bättre efter sommaren så de har hållit andan uppe. Men när man inser att detta kommer att fortsätta finns det en stor risk för energiförlust, och där även den psykiska ohälsan kommer in i bilden, säger hon och fortsätter:

– Jag tror att det vi kommer att se är att man fortsätter med distansarbete och möts professionellt på Teams och Zoom, men att mindre grupper kommer att börja träffas mer regelbundet. Man måste ses för att kunna upprätthålla en bra arbetsmiljö, det blir mer fokus på det sociala, är inspirerande och energigivande.

 Hur skulle du beskriva läget för branschen just nu?

– Det börjar komma in förfrågningar om att boka möten, men bara små och med väldigt kort framförhållning.

Sylvia Nylin beskriver det som både en psykologisk och kommunikativ utmaning att informera kunder om vilka regler som gäller. Här handlar det främst om att berätta vad företagen har gjort och gör för att skapa coronasäkra möten, och för att kunderna ska känna sig trygga. Som i många andra branscher har kreativiteten fått sig en skjuts och flera anläggningar har redan utvecklat mer avancerade digitala affärsmodeller som sändningsstudios för tv-sända konferenser.

Vad är ditt främsta fokus just nu?

– Kortsiktigt är det att prata med alla kunder så vi får en känsla för hur de kommer att agera längre fram i höst så att vi och anläggningarna kan planera för våra verksamheter. Långsiktigt är att titta på hur mötesbranschen kommer att se ut post corona.

Vad tror du själv?

– Det kommer att ske en strukturomvandling. Det digitala beteendet har gått fem år framåt i utvecklingen sedan corona, så tar man med detta i beräkningarna så kommer marknaden att krympa. Vi kommer att få se nya affärsmodeller och paketeringar som multiaktivitetshus och hubar för hemarbetare där olika branscher kan mötas. Men jag är optimist, efter så här lång tid av social distansering kommer folk att vilja träffas.

Vilka i din bransch kommer att klara sig bäst ur detta?

– De som anpassar dig till nya kundbehov. Att hålla fast i relingen vänta kommer inte att funka. En sådan här stor kris förändrar allt i grunden, och de som är bäst på att ta till sig trender och kundbeteenden kommer att klara sig bäst.

Läs mer om hur företag i mötesindustrin har ställt om.